10:35
Facturatie
- Kan ik voor alle diensten die ik bij One2Web betrek een factuur krijgen?
- Krijg ik de facturen per post opgestuurd?
- Dus ik kan de facturen gewoon on-line afdrukken?
- Ik ben gewoon om eerst een factuur te krijgen en dan pas te betalen. Kan dat?
- In welke munteenheid worden de facturen opgesteld?
- Kunnen de opgemaakte facturen nadien nog worden aangepast?
- Kan er gefactureerd worden op naam van iemand anders dan diegene op wiens naam het contract wordt afgesloten?
- Kan ik domeinnamen of webhosting-accounts bij One2Web huren en zelf doorverhuren?
- Kan ik domeinnamen of webhosting-accounts bij One2Web huren op naam van derden?
- Mag ik eerst de kredietkaartgegevens van mijn klant opvragen, en dan invullen op uw bestelformulier?
- Maakt One2Web gebruik van volledig elektronische facturatie of e-invoicing?
- Wanneer zal One2Web gebruik maken van elektronische facturatie zoals bedoeld in de wet?
- Waarin verschilt de on-line facturatie van de volledig elektronische facturatie zoals bedoeld in de wet?
- Ik heb een éénmanszaak. Kan ik dan mijn huidige privé-domeinnaam gewoon laten voorzien van mijn BTW-nummer voor mijn volgende factuur?
1. Kan ik voor alle diensten die ik bij One2Web betrek een factuur krijgen?
Voor alle betaalde en uitgevoerde bestellingen wordt automatisch een factuur opgemaakt. U dient deze niet telkens afzonderlijk aan te vragen.
2. Krijg ik de facturen per post opgestuurd?
In het digitale tijdperk trachten we uiteraard de papiermolen zo weinig mogelijk te laten draaien, wat de snelheid en efficiëntie ten goede komt en bovendien tijd en kosten bespaart, en zelfs wat bomen.
Van iedere uitgevoerde bestelling betreffende uw account kunt u in uw Account Center of Domain Center alle details bekijken en de overeenkomstige factuur opvragen en afdrukken. Dit geldt voor alle bestellingen vanaf de oorspronkelijke installatie van uw account: de initiële bestelling van uw account of domeinnaam, hun hernieuwingen en alle bijkomende diensten die u sindsdien hebt besteld.
3. Dus ik kan de facturen gewoon on-line afdrukken?
Inderdaad. Vanuit uw Account Center of Domain Center kunt u alle facturen opvragen en afdrukken voor uw boekhouding. Ook indien u er eentje zou kwijtraken, of u wenst een exemplaar ter referentie bij te houden, dan kan u makkelijk een duplicaat afdrukken.
Uiteraard kan u verschillende exemplaren van dezelfde factuur niet meerdere malen indienen bij de belastingsdiensten: daarvoor wordt ook onderaan de factuur gewaarschuwd.
4. Ik ben gewoon om eerst een factuur te krijgen en dan pas te betalen. Kan dat?
Zoals gebruikelijk bij on-line dienstverlening zoals webhosting en domeinregistratie, dient de klant eerst het volledige bedrag over te maken vooraleer de bestelling kan uitgevoerd worden. Onmiddellijk daarna kan de factuur on-line worden opgevraagd en afgedrukt.
In tegenstelling tot wat bij de conventionele dienstverlening gebruikelijk is, is deze werkwijze in de praktijk de enige hanteerbare. Het op voorhand uitschrijven van een factuur zou impliceren dat ook de bestelling dient uitgevoerd te worden vooraleer er betaald werd, wat soms tot misbruik en ongeïnde facturen kan leiden. De billijke prijsstructuur die One2Web hanteert, laat bovendien niet toe om in geval van wanbetaling tot gerechtelijke stappen over te gaan.
De virtuele aard en quasi-anonimiteit van het Internet stelden ons in het verleden reeds voor onaangename verrassingen wanneer facturen vooraf werden uitgeschreven. De meeste providers vereisen zelfs dat er vooraf uitsluitend met kredietkaart dient te worden betaald.
De enige uitzondering op deze regel is een webdesign-project: daar wordt slechts gefactureerd en dient er slechts betaald te worden na afwerking van de website.
5. In welke munteenheid worden de facturen opgesteld?
Alle facturen worden opgesteld in Euro, met de - correct omgerekende - indicatieve vermelding in BEF.
6. Kunnen de opgemaakte facturen nadien nog worden aangepast?
Opgemaakte facturen mogen wettelijk gezien niet zomaar worden aangepast of vervangen door een gecorrigeerde factuur, en dat doen we dan ook niet. Indien wij een fout zouden hebben gemaakt bij de facturatie, dan wordt die gecorrigeerd d.m.v. een kredietnota en een nieuwe factuur.
Indien de klant echter een vergissing begaat bij het plaatsen van een bestelling, dan kan hij pas vanaf het volgende jaar een aangepaste facturatie bekomen door daar tijdig over te informeren van zodra hij de herinneringsberichten voor de hernieuwing ontvangt. Het is de taak van de klant om er steeds voor te zorgen dat zijn persoons- en bedrijfsgegevens correct en/of up-to-date zijn vooraleer hij een nieuwe bestelling doorvoert of de jaarlijkse hernieuwingsbestelling plaatst.
7. Kan er gefactureerd worden op naam van iemand anders dan diegene op wiens naam het contract wordt afgesloten?
Zoals elders in deze rubriek wordt uiteengezet, is het op verschillende namen factureren en contracten afsluiten, praktisch onwerkbaar. De problemen die dit voor ons in bepaalde gevallen zou creëren, zijn ettelijke malen groter dan de problemen die dit voor u zou oplossen.
De enige denkbare reden om deze werkwijze te hanteren, is wanneer men zinnens is om onze diensten door te verkopen. Reselling staan wij momenteel niet toe, en onze contracten verbieden dat dan ook expliciet.
Indien u de methode van voorschieten van het verschuldigde bedrag, zoals elders in deze rubriek beschreven, correct toepast, kan u bijvoorbeeld als webdesigner reeds een verregaande dienstverlening aan uw klant aanbieden. Het enige wat u dan niet kan, is één geconsolideerde factuur opmaken. De ervaring leert echter dat men daar zelden of nooit een probleem van maakt.
8. Kan ik domeinnamen of webhosting-accounts bij One2Web huren en zelf doorverhuren?
One2Web doet momenteel niet aan reselling: het doorverkopen van domeinnamen of webhosting-accounts via derden. Vooral voor domeinnamen is dit een gevaarlijke constructie, omdat bij een eventuele klacht van de eindgebruiker enkel en alleen wij ter verantwoording worden geroepen door de domeinnaam-autoriteiten, en de reseller steeds buiten schot blijft.
Het doorverkopen van diensten die u bij One2Web huurt, creëert uiteindelijk meer problemen dan oplossingen, ook voor webdesigners of anderen die zelf geen domeinnamen of webhosting kunnen of willen aanbieden. Onder andere daarom laten onze contracten het doorverkopen of doorverhuren van onze diensten niet toe. Wel kan u het verschuldigde bedrag voor derden voorschieten; zie daarover verder in deze rubriek.
9. Kan ik domeinnamen of webhosting-accounts bij One2Web huren op naam van derden?
Om problemen met facturatie en contracten te vermijden, en ook omdat onze contracten doorverhuren expliciet verbieden, dient u met een aantal zaken rekening te houden wanneer u bijvoorbeeld als webdesigner een domeinnaam of webhosting-account voor een klant bestelt.
Om uw klant met zo weinig mogelijk technische en administratieve beslommeringen te confronteren, maar toch met alles in orde te zijn, kan u ervoor opteren om bij de bestelling het verschuldigde bedrag voor te schieten en nadien te recupereren van de klant.
U kan uiteraard ook eerst dezelfde gegevens van uw klant opvragen als wij dat doen via ons bestelformulier, wachten tot u de betaling ontvangen heeft, en dan de bestelling bij ons plaatsen. Het staat u vrij om de lay-out van ons bestelformulier over te nemen, zodat u zeker over alle benodigde gegevens beschikt wanneer u bij ons de bestelling plaatst.
U let erop om zeker alle persoonlijke en fiscale gegevens van de klant in te vullen, net zoals hij dat zelf rechtstreeks zou doen. Enkel indien de klant daarmee instemt, kan u uw eigen e-mail-adres opgeven om zo de logins tot het Account Center of Domain Center te ontvangen en het beheer voor hem te verzorgen. U geeft vervolgens uw eigen kredietkaartgegevens op, of voert de bankoverschrijving uit aan de hand van de bestelbon die u via e-mail ontvangt. Aangezien u het bedrag enkel voorschiet en nadien van de klant recupereert, doet u niet aan doorverkoop. U logt nadien in in het Account Center of het Domain Center, drukt de factuur af, en bezorgt die aan de klant, die ze ongetwijfeld zal willen voor zijn boekhouding.
Op deze manier kunt u als webdesigner aan uw klanten een degelijke service aanbieden, zonder dat ze zich hoeven te verdiepen in allerlei technische details, en zonder grote investeringen. Op deze manier zijn zowel One2Web als u met alles in orde: reglementair, contractueel, fiscaal en financieel.
10. Mag ik eerst de kredietkaartgegevens van mijn klant opvragen, en dan invullen op uw bestelformulier?
Neen, dat mag u expliciet niet doen. De meeste kredietkaartmaatschappijen zien dit als een vorm van fraude, waar u ons dan medeplichtig aan maakt. Indien u opteert voor het plaatsen van bestellingen voor derden, dan dient u de betaling van uw klant zelf te ontvangen, om dan aan ons door te storten of te laten debiteren van uw kredietkaart. U kan natuurlijk ook het bedrag eerst voorschieten en dan later recupereren van uw klant.
11. Maakt One2Web gebruik van volledig elektronische facturatie of e-invoicing?
Momenteel maakt One2Web (nog) geen gebruik van elektronische facturatie, tenminste niet op de manier zoals die door de wet wordt bedoeld.
Men kan wel vanuit de verschillende beheersinterfaces de facturen on-line opvragen en afdrukken. Dit is trouwens de enige manier waarop de facturen worden bezorgd.
12. Wanneer zal One2Web gebruik maken van elektronische facturatie zoals bedoeld in de wet?
Aangezien de volledige elektronische facturatie zoals omschreven in de wet, met enige complexiteit, jaarlijkse kosten en strikte wettelijke vereisten gepaard gaat, en wij op dit ogenblik enkel met jaarlijkse facturen werken, lijkt het ons momenteel nog niet aangewezen om volledige elektronische facturatie aan te bieden aan onze klanten.
In de toekomst zullen wij onvermijdelijk toch evolueren naar zuivere elektronische facturatie. Indien wij intussen diensten zouden aanbieden die een maandelijkse facturatie vereisen, dan is het waarschijnlijk dat deze omschakeling sneller zal gebeuren.
Hoe dan ook zal de huidige mogelijkheid tot het on-line opvragen en afdrukken van facturen ten behoeve van een papieren boekhouding van de klant, daarnaast nog steeds blijven bestaan tot op het ogenblik dat de wet daarin niet meer zou voorzien.
13. Waarin verschilt de on-line facturatie van de volledig elektronische facturatie zoals bedoeld in de wet?
De elektronische facturatie zoals bedoeld in de wet omvat het elektronisch opmaken, versturen en bewaren van facturen. Deze worden voorzien van een digitale handtekening op basis van een veiligheidscertificaat uitgereikt door een erkende inlandse Certificate Authority zoals CertiPost. Het is hierbij niet de bedoeling dat de leverancier of de klant de facturen nog op papier bijhoudt, doch enkel nog digitaal in een boekhoudprogramma.
De on-line facturatie die wij hanteren, vertrekt vanuit een ander standpunt. Wij geven de klant in wezen on-line toegang tot identiek hetzelfde boekhoudprogramma als wijzelf gebruiken, doch met als enige reële verschil dat hij uiteraard enkel zijn eigen facturen kan bekijken en afdrukken, en niet die van andere klanten. Het is nog steeds de bedoeling dat de klant zijn jaarlijkse factuur op papier afdrukt (hij wordt daar bij het bekijken trouwens meteen technisch toe aangespoord), en niet dat hij deze enkel elektronisch zou opslaan: daar zijn trouwens geen speciale formaten voor voorzien.
Conclusie: de huidige manier van on-line facturatie biedt een aantal belangrijke voordelen van de zuiver elektronische facturatie - zoals onmiddellijke beschikbaarheid, de mogelijkheid tot bekomen van duplicaten, en afwezigheid van portkosten - zonder de complexiteit, kosten en wettelijke vereisten van een volledig elektronische facturatie die aan de boekhouding van leverancier en klant zouden worden gesteld.
14. Ik heb een éénmanszaak. Kan ik dan mijn huidige privé-domeinnaam gewoon laten voorzien van mijn BTW-nummer voor mijn volgende factuur?
Neen: om een factuur te ontvangen met vermelding van uw BTW-nummer, zal u de bestaande domeinnaam moeten overdragen van uzelf als privépersoon naar uw bedrijf, ook al is dat een éénmanszaak. Wij factureren bovendien steeds op naam van de contractant.
Het is belangrijk te beseffen dat de fiscus de enige instantie is die geen onderscheid maakt tussen een privépersoon en diens éénmansbedrijf, maar dan weer wel tussen een éénmanszaak en een vennootschap. Leveranciers voor dienstverlening zullen wél een onderscheid maken tussen een privépersoon en een bedrijf (ook al is dat de éénmanszaak van diezelfde persoon), maar daarentegen geen onderscheid maken op basis van de rechtsvorm of fiscale vorm van het bedrijf (éénmanszaak of één van de vennootschapsvormen zoals bvba of NV). Kortom: de BTW- en belastingadministratie maken onderscheid op fiscaal vlak, en leveranciers en onafhankelijke instanties maken onderscheid op contractueel vlak.
Vooral wanneer het over een contract of registratie gaat die aan de klant belangrijke rechten verleent, zoals een domeinnaam, merknaam, logo, patent, octrooi, gebruiksrecht van foto's of andere intellectuele eigendom, is het onderscheid tussen een contract op naam van een privépersoon en een contract op naam van diens éénmanszaak essentieel. Immers: wanneer het éénmansbedrijf later wordt overgelaten aan een familielid of overnemer (al dan niet via de tussenstap van een vennootschap waar men later zelf uitstapt), zou in het eerste geval de domeinnaam privé-eigendom blijven van de oprichter van het bedrijf, en in het tweede geval eigendom zijn van het bedrijf onafhankelijk van wie dat bedrijf dan leidt of bezit.
Om helemaal correct te zijn, dient men bovendien op te merken dat men het in de omgangstaal vaak heeft over het eigendomsrecht van een domeinnaam, maar dat men juridisch en reglementair gezien bij domeinnamen, merknamen en dies meer zich in de praktijk enkel kan beroepen op een exclusief gebruiksrecht dat (meestal jaarlijks) kan verlengd worden, doch geen onvervreemdbare permanente eigendom inhoudt die éénmalig dient te worden aangekocht.
